ธุรกิจโรงแรม

โครงสร้างองค์การบริหารงานโรงแรม

HOTEL ORGANIZATION CHAT (ต่อ)

แผนกจัดเลี้ยง (The Catering Department) แม้ว่างานของแผนกจัดเลี้ยงจะเป็นเรื่องบริการด้านอาหารและเครื่องดื่มเหมือนกับแผนกอาหารและเครื่องดื่ม แต่ลักษณะของการทำงานมีส่วนแตกต่างกันอยู่ โดยแผนกอาหารและเครื่องดื่มจะดูแลห้องอาหารซึ่งเป็นการบริการแขกกลุ่มย่อย ๆ ในขณะที่แผนกจัดเลี้ยงจะต้องเตรียมการและบริการคนครั้งละ มาก ๆ จึงจำเป็นต้องให้การทำงานมีความคล่องตัว โรงแรมใหญ่ ๆ โดยเฉพาะประเภทที่มีห้องจัดเลี้ยงขนาดใหญ่และหลายห้อง ส่วนใหญ่จึงมักแยกแผนกจัดเลี้ยงออกเป็นอีกแผนกหนึ่งต่างหากจากแผนกอาหารและเครื่องดื่ม สำหรับในเมืองไทย งานจัดเลี้ยงของโรงแรมมักจะเป็นหน่วยงานที่ขึ้นอยู่กับแผนกอาหารและเครื่องดื่ม แต่การทำงานจะมีอิสระมากหรือน้อยย่อมขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละโรงแรมเป็นสำคัญ แผนกแม่บ้าน (House-Keeping หรือ Accommodation Service) แผนกแม่บ้านรับผิดชอบความสะอาดเรียบร้อยของที่พัก มีลักษณะเป็นงาน ?หลังฉาก? (Behide the scenes operation) เหมือนกับงานของแผนกครัว และแขกหรือผู้มาใช้บริการจะได้รับผลโดยตรงจากคุณภาพของงานทำนองเดียวกับแผนครัวเช่นกัน แต่ผู้ทำงานนแผนกนี้ออกจะมีกรรมอยู่สักหน่อย ตรงที่แขกมักจะคิดว่าการที่พักห้องสะอาดทางเดินและบริเวณใช้ร่วมต่าง ๆ ในโรงแรมสะอาด ตลอดจนผ้าปูที่นอน/ปลอกหมอนสะอาดเป็นของธรรมดา คือไม่ค่อยได้สังเกตหรือชมเชย แต่ถ้าเกิดความไม่สะอาดขึ้นมาเมื่อใด แขกจะสังเกตเห็นทันที และจะตำหนิหรือต่อว่า เช่น ห้องพักไม่สะอาด ผ้าปูที่นอนไม่ได้เปลี่ยน หรือห้องน้ำสกปรก เป็นต้น แม้ว่างานของแผนกแม่บ้านส่วนใหญ่จะเป็นงานหลังฉาก การติดต่อกับแขกก็มีส่วนสำคัญไม่น้อย ยกตัวอย่างเช่น แขกมาถามว่าที่โรงแรมมีอาหารเจขายหรือไม่ ตอนแรกท่านอาจจะคิดว่า ?มาถามคำถามที่ไม่เห็นเกี่ยวกับงานแม่บ้านซักหน่อย? แต่ในฐานะพนักงานคนหนึ่งท่านควรจะรู้เรื่องเกี่ยวกับบริการและสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆที่โรงแรมจัดไว้ให้แขกมากพอที่จะตอบคำถามพื้น ๆ ของแขกได้ ซึ่งในทางหนึ่งก็เป็นการให้ความช่วยเหลือแก่แขกด้วย ถ้าท่านสามารถตอบคำถามของแขกได้ และตอบอย่างชัดเจนละด้วยความเต็มอกเต็มใจก็จะมีส่วนช่วยให้แขกเกิดความรู้สึกที่ดีและอยากกลับมาพักหรือใช้บริการที่โรงแรมอีก ซึ่งก็เป็นสิ่งที่ดีมีประโยชน์ต่อโรงแรมและต่อพนักงานทุกคนที่ทำงานในโรงแรมนั้นด้วย ตำแหน่งงานในแผนกแม่บ้านโดยทั่วไปจะมีดังนี้

1.หัวหน้าแผนกแม่บ้าน (Executive Housekeeper) รับผิดชอบงานแผนกแม่บ้านทั้งหมดโดยขึ้นกับผู้จัดการใหญ่ (General Manager) ของ โรงแรม แต่ก็มีบางโรงแรม เหมือนกันที่หัวหน้าแผนกแม่บ้านไปขึ้นกับผู้จัดการส่วนหน้า (Front of House Manager) งานหลัก ๆ ของหัวหน้าแผนกแม่บ้านได้แก่ การตรวจสอบงานส่วนต่าง ๆ ของแผนกว่าได้มาตรฐานที่วางไว้หรือไม่ ควบคุมงบประมาณค่าใช้จ่าย จัดตารางเวลาการทำงานของพนักงานและการฝึกอบรม นอกจากนี้ยังต้องรับผิดชอบกุญแจต่างๆ ที่จ่ายให้พนักงานไป ในบางโรงแรม หัวหน้าแผนกแม่บ้านอาจจะดูแลควบคุมห้องเก็บอุปกรณ์ทำความสะอาดเอง แต่บางโรงแรมก็มอบหมายความรับผิดชอบนี้ให้หัวหน้าแม่บ้านอาวุโสคนใดคนหนึ่ง ในการทำงานหัวหน้าแผนกแม่บ้านต้องทำงานประสานอย่างใกล้ชิดกับแผนกต้อนรับส่วนหน้าเกี่ยวกับห้องพักที่พร้อมจะขาย (ให้เช่า) ได้ ในขณะเดียวกันก็ต้องประสานงานกับแผนกซ่อมบำรุงเพื่อให้มาช่วยซ่อมอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่อาจจะชำรุดเสียหาย ทั้งที่อยู่ภายในห้องพักเองและบริเวณอื่นในโรงแรม

2.หัวหน้าแม่บ้าน (Head Housekeeper) หัวหน้าแม่บ้านดูแลตรวจตราการทำงานของผู้ช่วยแม่บ้านหรือแม่บ้านประจำฟลอร์(ชั้นของอาคาร) 3 คนขึ้นไป ในกรณีที่เป็นโรงแรมขนาดเล็ก หัวหน้าแม่บ้านก็จะดูแลรับผิดชอบงานแผนกแม่บ้านทั้งหมด ในเมืองไทยนิยมเรียกเป็น Senior Floor Supervisor

3.แม่บ้านประจำฟลอร์หรือผู้ช่วยแม่บ้าน (Floor Housekeeper หรือ Assistant Housekeeper ) ดูแลตรวจตราการทำงานของพนักงานทำความสะอาดหรือพนักงานดูแลห้องพัก (Cleaning Staff/Room Attendants) เฉพาะที่ทำงานอยู่ที่ฟลอร์ใดฟลอร์หนึ่งหรือส่วนใดส่วนหนึ่งของโรงแรม ซึ่งรวมถึงห้องพักแขกทั้งแบบห้องมาตรฐานและห้องชุด ห้องพักพนักงาน ทางเดิน บันได ห้องน้ำใช้ร่วมในบริเวณโรงแรม ห้องนั่งเล่น เป็นต้น ผู้ช่วยแม่บ้านคนที่อาวุโสที่สุดจะทำการแทนหัวหน้าแม่บ้านหรือหัวหน้าแผนกแม่บ้านเมื่อมีเหตุจำเป็น ตำแหน่งนี้โรงแรมต่าง ๆในเมืองไทยนิยมเรียกกันว่า Floor Supervisor หรือหัวหน้าประจำฟลอร์

4.พนักงานดูแลห้องพัก (Room Attendant) มีหน้าที่ทำความสะอาดและให้บริการต่าง ๆที่เกี่ยวข้องกับการเข้าพักของแขก ซึ่งได้แก่ ห้องนอน ห้องนั่งเล่นหรือห้องชุด ห้องอาบน้ำ และห้องส้วม ตลอดจนถึงทางเดินหน้าห้องพักแขกด้วย

5.พนักงานยกของ/ทำความสะอาด (Housekeeper) มีหน้าที่ยกหรือขนย้ายพวกเฟอร์นิเจอร์หนัก ๆ หรือนำขยะไปทิ้ง บางครั้งก็อาจรับผิดชอบด้านทำความสะอาดบริเวณใช้ร่วมภายในโรงแรมด้วย ในเมืองไทยชื่อตำแหน่งนี้จะไม่ค่อยได้พบ ชื่อตำแหน่งที่นิยมใช้กันคือ Cleaner

6.หัวหน้าห้องผ้า (Linen Room Supervisor) ต้องรับผิดชอบผ้าทุกชนิดที่ใช้ในห้องพักแขก (เช่น ผ้าปูที่นอน ผ้าเช็ดตัว ผ้าห่ม เป็นต้น )ผ้าของห้องอาหารและแผนกจัดเลี้ยง (ได้แก่ ผ้าปูโต๊ะ ผ้าเช็ดปาก ผ้ารองถาด) และเครื่องแบบพนักงาน โดยการจ่ายผ้าที่ซักสะอาดแล้ว เก็บรวบรวมผ้าที่ใช้แล้ว ปะชุนผ้าที่ขาดและดูแลควบคุมการส่งผ้าไปซักที่แผนที่แผนกซักรีดและการรับคืนผ้าที่ซักแล้ว

แผนกต้อนรับ (Reception) โดยทั่วไปเวลาแขกเข้ามาในโรงแรม มักจะเดินตรงไปติดต่อเคาน์เตอร์แผนกต้อนรับ (Reception desk) ซึ่งจะอยู่ภายในอาคารโรงแรมใกล้ประตูทางเข้านั่นเอง พนักงานต้อนรับเป็นผู้ทำหน้าที่ต้อนรับแขก ตรวจสอบข้อมูลการจองห้องพัก และขอให้แขกลงทะเบียนแล้วจึงจ่ายห้อง ในกรณีแขกไม่ได้ทำจองมาก่อนแต่มีห้องว่าง ก็จะดำเนินขั้นตอนการทำงานเดียวกับแบบที่จองมาก่อน ในโรงแรมบางแห่ง บุคคลที่ทักทายแขกที่มาถึงเป็นคนแรกได้แก่พนักงานสัมภาระหรือพนักงานยกกระเป๋าซึ่งจะยืนอยู่หน้าประตูใหญ่ แต่ถ้าแขกได้จองห้องมาล่วงหน้าก็คงได้ติดต่อกับพนักงานของแผนกต้อนรับมาก่อนแล้ว ได้แก่ พนักงานโทรศัพท์ และเจ้าหน้าที่สำรองห้องพัก กล่าวกันว่า ถ้าให้การต้อนรับดี ภารกิจของโรงแรมก็เหมือนกับเรียบร้อยไปแล้วครึ่งหนึ่งแต่ถ้าการต้อนรับไม่ดีก็เป็นการยากมากที่จะแก้ไขให้ความรู้สึกของแขกกลับเป็นดีได้ สำหรับแขกที่เข้ามาพักที่โรงแรม วิธีทักทายที่สำคัญที่สุดก็คือรอยยิ้มที่แสดงการต้อนรับจากน้ำใสใจจริงที่ปรากฎบนใบหน้าของพนักงานต้อนรับ ตามด้วยบริการที่รวดเร็ว มีประสิทธิภาพและเป็นกันเองโดยตลอด แผนกต้อนรับ หรือ สำนักงานส่วนหน้านั้นอาจเปรียบได้กับศูนย์รวมเส้นประสาท (nerve center) หรือศูนย์ประสานงานของโรงแรมทีเดียว และมีบทบาทอย่างสำคัญยิ่งในการติดต่อประสานงานกับแผนกอื่น ๆในโรงแรม ตัวอย่างเช่น ถ้าแขกมาบ่นหรือต่อว่า (หรือชมเชย) ที่แผนกต้อนรับ พนักงานต้อนรับจำเป็นต้องรีบส่งข่าวให้เจ้าหน้าที่ผุ้เกี่ยวข้องได้รับทราบโดยเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ พนักงานต้อนรับที่ดีจะต้องสามารถบอกแขกได้ว่ามีอะไรน่าดู น่าชม หรือน่าไปเที่ยวบ้างในละแวกเดียวกับโรงแรม หรือในโรงแรมที่เมืองตั้งอยู่ รวมถึงสินค้าขึ้นชื่อและอาหารที่มีลักษณะพิเศษเฉพาะ ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับการเดินทาง กล่าวโดยสรุป พนักงานแผนกต้อนรับและพนักงานสัมภาระจะต้องมีความรอบรู้และรู้ข้อมูลต่างๆ ที่แขกต้องการจะทราบด้วย นอกจากนี้ก็ต้องพร้อมที่จะให้ความสนใจหรือพูดคุยกับแขกเสมอ แม้ว่าบางครั้งอาจจะติดงานอื่นอยู่บ้างก็ตาม ตำแหน่งงานในแผนกต้อนรับโดยทั่วไปจะมีดังนี้

1.ผู้จัดการสำนักงานส่วนหน้า (Front Office Manager) มีหน้าที่ดูแลควบคุมให้การดำเนินงานของแผนกต้อนรับเป็ฯไปโดยราบรื่น และมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ ในฐานะที่เป็นหัวหน้าแผนกคนหนึ่งของโรงแรม ยังต้องเกี่ยวข้องกับการคัดเลือกคนเข้าทำงานและให้การฝึกอบรม วางงบประมาณของแผนกและควบคุมการใช้จ่ายให้เป็นไปตามนั้น คาดคะเนระดับอัตราเข้าพัก (occupancy levels) ในอนาคต และวิเคราะห์แนวโน้มของธุรกิจที่ผ่านมาด้วย

2.พนักงานต้อนรับ (Reception) พนักงานต้อนรับจะเป็นบุคคลแรกที่แขกพูดด้วยหลังจากเดินเข้ามาในโรงแรม พนักงานต้อนรับจะต้องทักทายและให้การต้อนรับแขกอันเป็นขั้นตอนที่สำคัญมาก ลงทะเบียนแขกและจ่ายห้อง จ่ายกุญแจ ตอบข้อซักถามและจัดการเกี่ยวกับเรื่องที่แขกไม่พอใจเตรียมบิลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายของแขก รวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายด้านอาหารและเครื่องดื่มจากห้องอาหารและบาร์ ตลอดจนค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับการซักรีด เป็นต้น นอกจากนี้ ก็อาจจะรวมไปถึงการรับเงินซึ่งมีทั้งเงินสด บัตรเครดิต หรือเช็คเดินทาง ติดต่อประสานงานกับแผนกอื่นในเรื่องต่างๆ ที่เกี่ยวกับแขก เช่น ติดต่อกับห้องอาหารเพื่อจองโต๊ะ ติดต่อกับดิสโก้เธอในโรงแรมเพื่อจองที่นั่ง ติดต่อกับแผนกแม่บ้านเพื่อเช็ดดูว่าห้องพักที่แขกต้องการนั้นพร้อมให้เข้าทำได้หรือยัง ติดต่อกับแผนกช่างเพื่อแจ้งให้ทราบว่าแขกบ่นว่าเครื่องโทรทัศน์ใช้การไม่ได้ เป็นต้น นอกจากนี้ ยังมีหน้าที่ต้องช่วยโรงแรมในการขายบริการต่าง ๆ ที่โรงแรมจัดไว้ขายอีกด้วย

3.พนักงานสัมภาระ (Hall Porter) พนักงานสัมภาระจะคอยต้อนรับแขกที่เข้ามาในโรงแรม ให้ข้อมูลเกี่ยวกับโรงแรมพร้อมทั้งบอกทางไปยังจุดต่างๆ ในโรงแรมอีกด้วย หากเป็นแขกพักห้องก็จะช่วยขนสัมภาระต่าง ๆ ของแขกขึ้นไปที่ห้องพักเมื่อแขกจะเข้าพัก และช่วยขนลงจากห้องพักเมื่อแขกจะกลับ นอกจากนี้ ยังมีงานเบ็ดเตล็ดอื่นๆ อีกมากได้แก่ การจดข้อความที่มีผู้สั่งความถึงแขกไว้ ดูแลกุญแจกห้องพักแขก ให้คำแนะนำแก่แขกเกี่ยวกับสถานที่ต่าง ๆ วิธีเดินทางและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ช่วยแขกเรียกรถแท็กซี่ ช่วยจองตั๋วรถ/เรือ/เครื่องบิน ช่วยจองตั๋วดูละคร/ภาพยนตร์ แจกจ่ายจดหมายหรือไปรษณีย์ภัณฑ์ที่มีมาถึงแขก ช่วยจัดห้องประชุมด้วยการช่วยขนย้ายโต๊ะ เก้าอี้ เป็นต้น หัวหน้าพนักงานสัมภาระในภาษาอังกฤษเรียกว่า Bell Captain (เบล แค็พทิน/เบล แค็พเทิน) อนึ่ง งานทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้นนั้น ถ้าเป็นโรงแรมใหญ่ ๆ ในกรุงเทพฯ จะแยกออกเป็นหลายตำแหน่ง เช่น

ก. พนักงานเปิดประตู (Doorman) มีหน้าที่หลักคือ ช่วยแขกเปิดประตูรถยนต์ขณะนำรถเข้ามาถึงประตูใหญ่ของโรงแรม ซึ่งอาจรวมถึงการเปิดประตูโรงแรมขณะแขกกำลังจะเดินเข้ามาก็ได้

ข. เจ้าหน้าที่อำนวยความสะดวก ( Concierge ) มีหน้าที่ช่วยเหลือแขก ตั้งแต่เรื่องสัมภาระ การเรียกรถ จองตั๋วละคร จองทัวร์ แนะนำสถานที่ท่องเที่ยว แนะนำร้านค้าที่แขกต้องการจะไปซื้อของ ฯลฯ

Concierge อ่านว่า ?กองซีแอช? ซึ่งเป็นคำภาษาฝรั่งเศส เดิมหมายถึงคนเฝ้าประตู ตำแหน่งนี้หากเรียกเป็นภาษาไทยคำที่เหมาะสมน่าจะเป็น ?ปฏิคม? ซึ่งตามพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตสถาน พ.ศ. 2525 แปลไว้ว่า ?ผู้ต้อนรับ ผู้รับแขก ผู้ดูแลต้อนรับ? เพราะหน้าที่งานของ concierge ค่อนข้างตรงกับความหมายสุดท้ายคือ ผู้ดูแลต้อนรับ ค. เจ้าหน้าดูแลแขกพิเศษ (Quest Relations Officer หรือ G.R.O) มีหน้าที่บางส่วนคล้ายคลึงกับ Concierge แต่มุ่งที่จะให้เแขกเกิดความรู้สึกว่าได้รับการบริการเป็นส่วนตัวจริง ๆ ดังนั้น ในบางรายซึ่งเป็นแขกสำคัญ ๆ G.R.O มีบทบาทสำคัญอย่างหนึ่ง คือ การแก้ปัญหาเรื่องที่แขกไม่พอใจ (complaints) ซึ่งถ้า G.R.O มีความสามารถและทำงานเป็น จะช่วยลดปัญหาที่จะไปถึงผู้จัดการใหญ่หรือผู้บริหารระดับสูงได้มาก ยิ่งกว่านั้นยังอาจแปรเปลี่ยนความไม่พอใจหรือคำบ่น (complaint) เป็นคำชม (compliment) ได้อีกด้วย

4.พนักงานสัมภาระภาคกลางคืน (Night Porter) เนื่องจากในช่วงกลางคืน โดยเฉพาะหลังจากเที่ยงคืนไปแล้ว ผู้ที่มาติดต่อกับโรงแรมจะมีน้อย โรงแรมส่วนใหญ่จึงมีพนักงานอยู่เวรเท่าที่จำเป็นเพียงไม่กี่คน แต่ละคนจึงต้องทำหน้าที่หลายอย่าง คือ ต้องทำแทนตำแหน่งที่ไม่มีคนอยู่เวรด้วย Night Porter นี้ จะรับช่วงงานต่าง ๆ ของแผนกต้อนรับตั้งแต่ประมาณ 23.00 น.หรือ 24.00 น. แล้วแต่นโยบายของแต่ละโรงแรม และดูแลแทนจนถึงเช้าตรู่ของวันรุ่งขึ้น โดยการจัดดูแลแขกบางส่วนที่บังเอิญเข้ามาพักตอนดึกและบางส่วนที่เช็คเอาท์ตอนเช้ามืดด้วย ดูแลการรับโทรศัพท์ ดูแลตรวจตราด้านการรักษาความปลอดภัยทั่วไป จัดหาเครื่องดื่มและอาหารว่างให้แขกที่อาจขอมาตอนกลางคืน เดินเก็บรวบรวมใบสั่งอาหารเช้าที่แขกแขวนไว้หน้าประตูห้องพักเพื่อให้แผนกครัวจัดเตรียมอาหาร นำหนังสือพิมพ์เข้าไปสอดไว้ให้แขกตามห้องพัก และถ้ามีการประชุมหรืองานเลี้ยงตอนเช้าก็ช่วยแผนกอาหารและเครื่องดื่มจัดเตรียมห้องที่จะจัดงาน สำหรับในเมืองไทย งานที่กล่าวมาข้างต้นมักจะดำเนินการโดยพนักงานต้อนรับคนใดคนหนึ่งซึ่งอยู่เวรกลางคืน และเรียกตำแหน่งนี้วา Night Clerk หรือ Night Receptionist บางโรงแรมในต่างจังหวัดอาจมีเพียง Night Auditor ซึ่งมีหน้าที่หลักในการตรวจสอบบิลล์ต่างๆ โดยอยู่เวรกลางคืนเพียงคนเดียวก็ได้

5. พนักงานรับโทรศัพท์ (Telephone หรือ Telephone Operator) มีหน้าที่รับโทรศัพท์ที่เรียกเข้ามาแล้วโอนไปตามบุคคลและแผนกต่าง ๆ จดข้อความที่มีคนโทรศัพท์ถึงแขกที่บังเอิญไม่อยู่ในโรงแรมในขณะนั้น โทรศัพท์ปลุกแขกตามเวลาที่แขกสั่งไว้

6. เจ้าหน้าที่สำรองห้องพัก (Reservations Clerk) มีหน้าที่ดูแลเรื่องการจองห้องพักของลูกค้าโดยจะต้องยืนยันการจองทางจดหมายหรือเทเล็กซ์หรือแฟ็คอย่างใดอย่างหนึ่ง

7. พนักงานแคชเชียร์ (Cashier) รับผิดชอบในการออกใบเสร็จและเก็บเงินจากแขก รวมถึงการบริการที่ให้แขกแลกเปลี่ยนเงินตราด้วย

แผนกบริการทั่วไป (Uniformed Service) Uniformed Service หรือที่บางโรงแรมอาจจะเรียกว่า Guest Service นั้น เป็นแผนกงานที่ให้บริการเบ็ดเตล็ดต่างๆ แก่แขก แต่เป็นงานที่ให้บริการเป็นส่วนตัว (Personalized service) แก่แขกมากที่สุดแผนกหนึ่งของโรงแรม ตำแหน่งงานสำคัญ ๆ ในแผนกนี้ ได้แก่

*Bell Adtendant ดูแลเรื่องกระเป๋าของแขกโดยขนจากบริเวณล็อบบี้ไปห้องพักและจากห้องพักมายังล็อบบี้

*Door Attendant ดูแลเรื่องกระเป๋าของแขกโดยช่วยยกจากรถมาไว้ที่ล็อบบี้และคอยควบคุมการจราจรที่ประตูทางเข้าโรงแรมด้วย

*Valet Parking Adtendant มีหน้าที่อำนวยความสะดวกเรื่องการจอดรถของแขก

*Transportation Attendant ดูแลเรื่องรถรับส่งแขก

*Cocierge มีหน้าที่ช่วยแขกในการจองโต๊ะห้องอาหาร จัดแจงเรื่องรบส่ง/การเดินทาง ซื้อตั๋วดูละคร กีฬา หรือเข้าร่วมงานนิทรรศการต่าง

หัวหน้าแผนกบริการทั่วไปนี้เรียกเป็นภาษาอังกฤษว่า Superintende of Uniformed Service มีฐานะเท่ากับ Front Office Manager และ Executive Housekeeper

นอกจากหน่วยงานหลักซึ่งเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานโรงแรมโดยตรงดังที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว ยังมีหน่วยงานอีกหลายแผนกซึ่งเป็นหน่วยงานสนับสนุน ได้แก่ แผนกบัญชี แผนกรักษาความปลอดภัย แผนกการตลาด แผนกประชาสัมพันธ์ แผนกฝึกอบรม แผนกบุคคล และแผนกซ่อมบำรุง

แผนกบัญชี (Accouting) บริษัทไหนที่ต้องการเน้นหรือเพิ่มประสิทธิภาพของกิจการ ก็จะให้ความสำคัญต่อการควบคุมด้านบัญชีและการเงิน พนักงานบัญชีจะต้องมีความเข้าใจลักษณะงานต่าง ๆ ของระบบบัญชี (ซึ่งทุกวันนี้โรงแรมส่วนใหญ่จะใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาช่วย) และทำความคุ้นเคยกับลักษณะการดำเนินงานของโรงแรมด้วย ตัวอย่างเช่น การควบคุมด้านอาหารและเครื่องดื่ม หรือระบบการเก็บเงินของแผนกต้อนรับส่วนหน้า พนักงานบัญชีที่ดีนั้นไม่ควรจำกัดความสามารถหรือหน้าที่ของตนเพียงแค่การรวบรวมตัวเลขสถิติทางการเงินเท่านั้น แต่ต้องทำความเข้าใจและตีความได้ว่าตัวเลขแบบใดชี้ว่าเกิดปัญหาอะไรขึ้นตรงไหน และสามารถเข้าจัดการแก้ไขได้ด้วย ในบางโรงแรม เวลาผู้จัดการใหญ่ไม่อยู่ ผู้จัดการฝ่ายการเงินจะเป็นผู้รักษาการแทน

แผนกรักษาความปลอดภัย (Security) หน้าที่หลัก ๆ ของเจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัยจะเป็นดังนี้ เฝ้าติดตามหรือคอยระมัดระวังบุคคลที่มีพฤติกรรมน่าสงสัยว่าจะขโมยทรัพย์สินของโรงแรม หรือทำอันตรายบุคคลใดบุคคลหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับโรงแรม ติดต่อประสานงานกับเจ้าหน้าที่แผนกอื่นๆเกี่ยวกับเรื่องรักษาความปลอดภัยและทรัพย์สินที่สูญหายไป ดูแลควบคุมเรื่องต่าง ๆ และรักษาความปลอดภัยเมื่อมีการเคลื่อนย้ายเงินสดหรือของมีค่าจำนวนมาก ช่วยจัดการฝึกอบรมเทคนิควิธีการดับเพลิงแก่พนักงาน รวมถึงการจัดให้มีการซ้อมดับเพลิงด้วย ในบางโรงแรม จะมีตำแหน่งเจ้าหน้าที่รักษาเวลา (Time Keeper) ซึ่งประจำอยู่ที่ ประตูหลังของโรงแรมอันเป็นทางเข้าออกของพนักงาน คอยควบคุมเวลาเข้าออกเป็นพนักงานรวมตลอดถึงการตรวจสิ่งของของคนที่เข้าออกโรงแรมด้วย

แผนกขายและการตลาด (Marketing/Sales) อันที่จริง พนักงานทุกคนที่ทำงานในโรงแรมมบทบาทในการขายทั้งนั้น บางคนบาง กลุ่มมีหน้าที่ขายโดยตรง อย่างในกรณีของพนักงานบริการด้านอาหารและเครื่องดื่ม แต่บางกลุ่มก็ช่วยในการขายโดยทางอ้อม เช่นกรณีพนักงานแผนกครัว แผนกแม่บ้าน และแผนกอื่น ๆ ซึ่งช่วยให้โรงแรมขายได้โดยการทำงานที่มีคุณภาพ ในโรงแรมใหญ่ ๆ จะมีเจ้าหน้าที่ชำนาญการเป็นผู้ดูแลการขายและการตลาดโดยเฉพาะได้แก่ ผู้จัดการแผนกขาย/การตลาด และทีมงาน ซึ่งมีงานหลัก ๆ ดังนี้

- ติดต่อกับลูกค้าที่จองเป็นกลุ่ม หรือที่เรียกเป็นภาษาอังกฤษว่า Group Bookings หรือที่ติดต่อมาเพื่อจัดประชุมหรือจัดงานเลี้ยงที่โรงแรม

- ติดต่อกับบริษัททัวร์และบริษัทตัวแทนการท่องเที่ยว

- ติดต่อกับบุคคลที่มีโอกาสเป็นลูกค้าของโรงแรม โดยไปหาด้วยตนเอง หรือติดต่อทางโทรศัพท์ หรือทางจดหมาย

- ขายด้วยวิธีส่งเอกสารถึงลูกค้าทางไปรษณีย์ (Direct mail selling) เช่น ส่งแผ่นพับโฆษราและเอกสารส่งเสริมการขายไปยังลูกค้า ทั้งนี้ รวมถึงงานโฆษณาด้วย

แผนกประชาสัมพันธ์ (Public Relations) พนักงานโรงแรมที่มีหน้าที่ที่ต้องติดต่อกับแขกถือได้ว่ามีบทบาทในเชิงประชาสัมพันธ์ อยู่ด้วย แต่ในบางโรงแรมเฉพาะโรงแรมขนาดใหญ่ จะมีเจ้าหน้าที่ซึ่งรับผิดชอบงานด้านนี้โดยตรงเรียกว่า ผู้จัดการแผนกประชาสัมพันธ์ หรือเจ้าหน้าที่แผนกประชาสัมพันธ์ อย่างไรก็ดี บางฝ่ายบริหารก็เอาหน้าที่นี้ไปฝากไว้กับเจ้าหน้าที่ที่ทำงานในหน้าที่อื่นอยู่แล้ว เช่น เลขานุการผู้จัดการใหญ่ เป็นต้น หน้าที่หลัก ๆ ของตำแหน่งนี้มีดังนี้ ดูแลเรื่องต่าง ๆ ที่เกี่ยวกับแขกที่สำคัญ หรือที่นิยมเรียกกันว่า แขก V.I.P (very important person) ติดต่อและสร้างสัมพันธ์ที่ดีกับแขกของโรงแรมให้มากที่สุด ให้การต้อนรับอย่างดีและตรวจสอบว่าทุกอย่างเป็นไปตามความปรารถนาของแขก ติดต่อและรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับสื่อมวลชน โดยให้มีข่าวออกสู่สาธารณชนตลอดเวลา เช่น ข่าวแจกสื่อมวลชน การแนะนำผลิตภัณฑ์ใหม่ การเปิดแถลงข่าว เป็นต้น

แผนการฝึกอบรม (Personnel and Training) พนักงานที่ดีเป็นทรัพยากรที่หาค่ามิได้สำหรับหน่วยงานด้านบริการ และการที่จะให้ ได้พนักงานที่ดีนั้น งานสำคัญอยู่ที่แผนกบุคคลและฝึกอบรม ถ้าเป็นโรงแรมเล็ก ๆ ตัวผู้จัดการโรงแรมจะต้องดูแลเรื่องเหล่านี้ด้วยตนเอง แต่ในกรณีของโรงแรมใหญ่ จะมีเจ้าหน้าที่ที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะมาดูแลเรื่องนี้ โดยทำงานขึ้นตรงต่อผู้จัดการใหญ่ หน้าที่หลักของผู้จัดการแผนกบุคคลมีดังนี้

* นโยบายด้านบุคคลโดยอิงกฎหมายและธรรมเนียมปฏิบัติที่ดี

* สรรหาและคัดเลือกบุคคลากร ดูแลเรื่องระเบียบวินัยและการร้องทุกข์ของพนักงาน

* ดูแลเรื่องการพัฒนาบุคคลากรและการฝึกอบรม

* ติดต่อสื่อความและปรึกษาหารือกับพนักงานและองค์กรของลูกจ้าง

ส่วนผู้จัดการแผนกฝึกอบรมมีหน้าที่รับผิดชอบการวางแผนและจัดให้มีการฝึกอบรม รวมถึงการเป็นผู้ฝึกอบรมเองในบางเรื่องบางวิชาด้วย

สำหรับหัวหน้าแผนกในสายงานต่าง ๆ ก็มีหน้าที่ในการฝึกอบรมเช่นเดียวกัน โดยให้ความช่วยเหลือในเรื่องต่อไปนี้ ศึกษาดูว่าพนักงานของตนต้องฝึกหรืออบรมด้านใดบ้างจึงจะสามารถทำงานให้ได้มาตรฐานที่ต้องการ ประเมินผลการปฏิบัติงานของพนักงานและหาสาเหตุที่ผลงานออกมาไม่ดี พิจารณาว่าจะต้องจัดการฝึกอบรมด้านใดบ้างในอนาคต เช่น กรณีเกิดความจำเป็นเนื่องจากการติดตั้งอุปกรณ์ใหม่ ๆ เป็นต้น เตรียมอุปกรณ์ต่าง ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ในการฝึกอบรม และดำเนินงานฝึกอบรมไปตามที่วางไว้ ติดตามประเมินผลงานของพนักงานที่เคยผ่านการฝึกอบรมมาแล้ว บริการต่าง ๆ สำหรับแขก (Guest Service) ในโรงแรมทั่ว ๆ ไป โดยปกติจะมีบริการซักรีดเสื้อผ้า ซึ่งถือเป็นบริการขั้นพื้นฐานสำหรับแขก แต่บางโรงแรมก็อาจไม่มีแผนกซักรีดของตนเอง ใช้วิธีจ้างร้านซักรีดข้างนอกให้ ทั้งผ้าที่ใช้ในโรงแรมและเสื้อผ้าของแขก นอกจากนี้ บางโรงแรมอาจมีร้านหนังสือ ของที่ระลึก ร้านขายยา ร้านผม ร้านเสริมสวย ศูนย์บริหารร่างกาย บริการให้เช่าตลอดจนถึงมีศูนย์บริหารธุรกิจ เนื่องจากการแข่งขันทางธุรกิจในปัจจุบัน โรงแรมต่าง ๆ ที่จะให้บริการและสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆแก่แขกมากขึ้นเรื่อย ๆ ฝ่ายจัดการ (Management) ในธุรกิจโรงแรม คำว่า ?ฝ่ายจัดการ? หรือ Management นั้นหมายถึง ผู้บริหารสูงสุดของโรงแรม ได้แก่ ผู้จัดการโรงแรม ( General Manager) หรือผู้จัดการใหญ่ (General Manager) หรือผู้ช่วยผู้จัดการโรงแรม (Assistant Manager หรือ Executive Assistant Manager) หน้าที่ดูแลโรงแรมแทนเมื่อผู้จัดการใหญ่ไม่อยู่ (ส่วนใหญ่คนที่เป็นผู้ช่วยจะพักอาศัยให้ด้วย จึงเป็น Resident Manager หรือ ผู้จัดการประจำสำนักไปด้วยในตัว) นอกจากนี้อาจจะมีผู้จัดการภาคกลางคืน (Night Manager ) ซึ่งดูแลโรงแรมในช่วงกลางคืนด้วย ทั้งนี้เป็น ?ฝ่ายจัดการ? ของโรงแรม